Em nossa última postagem do blog, abordamos o conceito do BPMS e quais são as suas principais características dentro de uma empresa. Agora é hora de nos aprofundarmos ainda mais nesse tema que pode fazer a sua empresa interligar os setores agilizando os processos e aumentando a sua produtividade.
Nosso especialista no tema, Diovani Luiz Merlo, nos alerta que a solução é muito mais do que conectar e automatizar os setores da empresa. Com a implantação do BPMS, as empresas automatizam e conectam seus processos de suporte para que os processos primários sejam melhorados com o ponto de vista do cliente, ou seja, com o foco do cliente e não no cliente. Com a renovação do mundo digital e a indústria 4.0, é fundamental que as empresas adotem essa abordagem para que cresçam no mercado de trabalho e até em negociações com futuras parecerias.
No entanto, é importante destacar que há companhias que insistem em seguir pelo caminho contrário, o que atrasa, e muito, o sucesso da organização. Em um primeiro momento, Diovani comenta que a evolução da maturidade só é alcançada se a abordagem partir primeiro de uma mudança de mindset associado ao BPM (Gestão de Processos de Negócio), pois antes de pensar em automatização com BPMS, é necessário entender os problemas dos processos da empresa através de uma análise e, posteriormente, uma identificação dos gaps e quais as opções de melhoria (ASIS), para depois priorizar e partir para o correto planejamento das mesmas (TOBE) e, por fim, seguir para a implementação.
Com o BPM, as companhias conseguem evoluir e maturar seus processos, melhorando-os em quatro dimensões que, segundo Diovani, são essenciais: custo, tempo capacidade e, principalmente, qualidade. E para isso, existem algumas funcionalidades a serem seguidas.
Permitir que as empresas consigam medir e monitorar seus processos primários e de suporte, permitindo a tomada de ações proativas e não mais reativas, é uma delas. A partir de informações que todos os processos de negócios geram, podemos ter um controle de processos ativos, vencidos ou com risco de vencimento, por exemplo. Um outro dado seria o tempo de execução de todas as tarefas do processo, podendo identificar gargalos e trabalhos ociosos, além do custo para toda a operação.
Priorizar e expandir, de forma automática, a necessidade de trabalho dentro dos processos de negócio, são de suma importância para as decisões da empresa, como trabalhar em tarefas que estão com acordo de nível de serviço (SLA) perto do vencimento ou distribuir carga de trabalho de acordo com a qualificação e expertise dos profissionais da empresa. Também há de se levar em consideração a eliminação das chamadas “planilhas eletrônicas” que as áreas de negócio são obrigadas a criar para ter um controle de controle de seus processos de negócio, o que não é aceito pelos sistemas transacionais.
Além disso, existe também a eliminação de ineficiências nas comunicações durante a execução dos processos, aumentando a eficácia de suas ações de suporte através da orientação e da execução das mesmas, conforme previsto no planejamento e, como consequência, na otimização dos custos. Outro fato que nosso especialista não deixou de abordar foi a questão de orquestrar e otimizar o uso dos sistemas transacionais legados da organização, evitando erros e reduzindo custos de licenciamento.
Vai dizer que depois de uma aula de como essa, você ainda tem dúvidas de que o BPMS é uma das melhores soluções para a sua empresa?
MONTREAL, o futuro presente.
Contribuição: Diovani Luiz Merlo – Consultor de Tecnologia da Informação
